Kommunikation & Feedback

 

Kommunikation & Feedback:

Virksomheder afhænger i høj grad af, hvor godt information cirkulerer gennem organisationen. Feedback ligger i centrum for effektiv kommunikation. Åben kommunikation med tilbagemeldinger gavner udviklingen i enhver organisation inden for hver sin branche og imod dens konkurrence. Lige fra ejer og ledelse til frontlinjens medarbejdere, er det vigtigt vi forstår hvor vigtig en god kommunikation er for at alle led i virksomheden kan fungere og vokse som en helhed.

 

Effektiv kommunikation mellem ledelse og medarbejdere kan være til gavn for virksomheden af den simple grund, at det reducerer medarbejderomsætningen, mindsker fraværet på grund af frustrerede medarbejdere og modvirker tabte indtægter fra utilfredse kunder. Det kan hjælpe medarbejderne med at holde fokus på virksomhedens strategi og fremme loyaliteten hos de ansatte. Feedback giver medarbejderne specifikke mål at nå frem til og styrker produktiv adfærd, der igen giver incitament til medarbejderens motivation og giver deres arbejdsindsats værdi.

 

I virkeligheden opfylder den effektive medarbejderkommunikation tre forudsætninger. For det første giver den medarbejderen generel information om virksomhedens mål, produkter, service og krav til jobbet. For det andet hjælper det dem med at forstå, hvad de behøver at mestre – de faktiske færdigheder og erfaringer som de har brug for til at opfylde deres opgaver. Endelig er det ledernes opgave at formidle forståelse for, hvordan medarbejderne skal agere for at kunne levere deres bedste og hvordan man de respekteres og værdsættes som væsentlige medlemmer af organisationen.

 

Effektiv kommunikation skal være klar og tydelig. Informationer og direktiver der sendes ud til alle medarbejdere, skal ikke kun være koncise og enkle, men også skrevet i et tilgængeligt sprog der når ud til læseren og giver medarbejderen lyst til at læse. Meget lange tekster med et formelt sprogbrug bliver ikke læst, og der er desuden ingen idé i at udsende alt for meget information, som medarbejderen i grunden ikke har brug for.

Kommunikation på tværs af institutionerne kan godt være relativt formel, mere dybdegående og med flere detaljer, fordi det handler om information der dækkes af hele virksomhedsbredden. Men skriftlig kommunikation på team-niveau og mellem enkelte afdelinger, bør altid holdes enkelt, kort og direkte i sit sprog, så alle skal til at bladre igennem noget der svarer til en hel søndagsavis.

 

Der er selvfølgelig forskel på kommunikationen i en stor multinational koncern og så en mindre lokal virksomhed. Men i princippet, så handler kommunikation om det samme for både store og små aktører: Det handler om at få kommunikationen igennem til modtageren så effektivt som muligt. Rent teknisk, så skal enhver kommunikation indeholde specifikke oplysninger, fakta og data for at fremhæve objektivitet i det der skal kommunikeres. Der skal være tilstrækkeligt med detaljer for at modtageren kan håndtere og rette opmærksomheden mod det der ønskes fortalt – også samtidig ikke så mange detaljer, at modtageren mister overblikket og essensen i beskeden. For at etablere en tovejskommunikation, så sørg for at få modtageren til at opsummere eller bekræfte – fx via mail – og så er der en kommunikation i gang.

 

Den gode kommunikator

 

Det er simpelthen umuligt at blive en god leder uden at være en stor kommunikator. Bid mærke i ordet ‘kommunikator’, som ikke betyder at være god til at tale – men derimod at være god til at kommunikere. Der er stor forskel på at have et godt snakketøj, og så være god til kommunikere. Nøglen til at blive en dygtig kommunikator er ikke nødvendigvis en der findes i skolen, sådan i traditionel forstand. Gennem vores uddannelse, er vi nemlig vant til at fokusere på at søge viden til vores egen fordel. At lære ting der kommer os til gode og som giver os en nødvendig uddannelse. Men at være en god kommunikator, handler faktisk om det modsatte, nemlig at tage fokus fra os selv og flytte den over på andre.

 

For at være en god leder, der er i stand til at kommunikere godt, findes der hele bogreoler fyldt med bøger, der giver gode råd til den gode kommunikation på ledelsesplan. I følge Jannich Rindom fra virksomheden Phoner2Support, kan man sagtens bruge årevis på at lære om god og effektiv kommunikation, men at der findes nogle simple råd og regler, der kan være gode at holde sig til. Jannich Rindom der til daglig arbejder med coaching, kommer med et par gode eksempler:

 

Vær personlig: Lad være med at udstede tung virksomhedskommunikation og begynde at have organisatoriske samtaler. Det gælder om at have fokus på den gode dialog – og ikke en ensidig monolog. Her er sagen – jo mere personlig og engagerende samtalen er, desto mere effektiv bliver den. Gammel og klassisk forretningsteori fortæller ledere at opretholde en vis distance til medarbejderne. Men dette kunne ikke være længere fra sandheden, når vi taler effektiv kommunikation. Hvis du ikke udvikler meningsfulde relationer med mennesker, vil du aldrig vide hvad der virkelig foregår, før det er for sent at gøre noget ved det. Det vil være en mislykket kommunikation.

 

Vær specifik: Specificitet er altid bedre end tvetydighed og uklarhed. Lær at kommunikere med klarhed. Enkelt og kortfattet er altid bedre end kompliceret og forvirrende. Tid har aldrig været mere dyrebar end den er i dag. Det er gode ledere der kan hurtigt finder frem til essensen og kan skære alt det unødvendige bort. Dette gælder også i kommunikation – hvor det er vigtigt at nå frem til højdepunkterne i det der skal kommunikeres, og det er vigtigt også at forvente det samme fra andre. Uden at forstå værdien af korthed og klarhed er det usandsynligt, at du nogensinde vil blive komme frem med et budskab. Målet er at udrydde det unødvendige og overflødige – og gøre dine ord til dem der tæller.

 

Hav et åbent sind: Det kan måske siges anderledes, men en lukket tankegang er nok den største enkeltstående faktor til at begrænse nye muligheder og bremse en udvikling allerede inden den er kommet i gang. En leder tager et skridt op til et helt nyt niveau, i det øjeblik han frivilligt søger forskellige og anderledes meninger, holdninger og idéer. Nye og ‘skæve’ idéer kan være vejen frem til ny udvikling og det gælder om aldrig at være bange for at modsætte sig synspunkter fra andre. Åbn dialoger med dem der konfronterer dig, udfordrer dig og udvikler dig. Husk at det eneste der virkelig betyder noget, er viljen til at diskutere det med et åbent sind og lære noget af det.

 

Hold kæft og lyt: Store ledere ved hvornår der skal tales – og hvornår der skal lyttes. Kend din besøgstid og brug den. Hver sin ting til hver sin tid. Når man har lært at det ‘at lytte’ faktisk ikke kun handler om at holde munden lukket og lade den anden part tale, men om at fjerne ørevoksen og rent faktisk forstå hvad der bliver sagt –  så har man taget det første skridt til at blive en dygtig kommunikator.

 

Det sidste bud på en både effektiv og positiv kommunikation der når helt frem til sine modtagere, handler om at udskifte ego med med empati. Når vigtige beskeder kommunikeres med empati, omsorg og humor i stedet for med arrogance og opblæst ego, begynder der at ske ting og sager. Empatiske kommunikatorer viser et niveau af ægthed og gennemsigtighed, der ikke er til stede hos dem, der vælger at kommunikere bag en falsk facade. Ren tale og oprigtighed, er med til at gøre vrede til respekt og tvivl til tillid. Når alt kommer til alt, så er det mennesker der kommunikeres med – ganske som dig selv.

http://www.telemarketingscoach.dk/

https://www.dinerhvervscoach.dk/

0 replies

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.